フォームに回答された業務内容から業務レポートを作成して、Discordに送信する

■概要

フォームへの回答をもとに、手作業で業務レポートを作成し、その内容をDiscordへ報告する作業は、手間や時間がかかることはありませんか。また、手作業による報告では、共有漏れや遅延が発生する可能性も考えられます。このワークフローを活用すれば、フォームトリガーに情報が送信されると、Googleドキュメントで業務レポートを自動で発行し、指定したDiscordチャンネルへファイルを送信するまでの一連の流れを自動化でき、これらの課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム回答後のレポート作成とDiscordへの共有を手作業で行っている担当者の方
• GoogleドキュメントとDiscordを活用した定型的な報告業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるレポートの共有漏れや遅延を未然に防ぎたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からレポート作成、Discordへのファイル送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
• 自動で処理を行うため、レポート作成時の転記ミスや、Discordへのファイル送信忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleドキュメントとDiscordをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「情報送信フォーム」で新しい情報が送信された際にフローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを選択し、フォームの回答内容に基づいて業務レポートを発行するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでDiscordの「ファイルを送信」アクションを選択し、発行された業務レポートのファイルを指定のチャンネルに送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する「情報送信フォーム」では、業務レポートに必要な情報を収集できるよう、質問項目を任意で設定してください。
• Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、使用する業務レポートのテンプレートや、フォームの回答データをどのようにドキュメント内に反映させるかを詳細に設定する必要があります。
• Discordへファイルを送信するアクションでは、送信先のチャンネルIDを必ず指定してください。また、送信時に添えるメッセージも任意で設定することが可能です。これにより、レポートの概要や補足事項を伝えることができます。

■注意事項

• Googleドキュメント、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。