HubSpotで特定の取引ステージになったら、Google スプレッドシートに自動追加する

■概要

HubSpotでの営業活動において、取引ステージの更新情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記する作業は、手間がかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に多くの取引を管理している場合、その負担は無視できないものとなりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotで特定の取引ステージが更新された際に、関連情報をGoogle スプレッドシートへ自動で追加でき、こうした日々の定型業務を効率化し、データの正確性を高めることに貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HubSpotで管理する取引情報をGoogle スプレッドシートへ手作業で転記している営業担当者の方
• 取引ステージの変更に応じたデータ更新作業の抜け漏れや遅延に課題を感じているマネージャーの方
• SaaS間のデータ連携を自動化し、営業活動全体の生産性向上を目指すチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• HubSpotで取引ステージが更新されると、自動でGoogle スプレッドシートにデータが追加されるため、手作業による転記業務の時間を削減できます。
• 手作業に伴う入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、常に正確なデータに基づいた状況把握や分析が可能になります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」というアクションを設定し、対象のステージを指定します。
3. 続いて、オペレーションでHubSpotの「取引のカスタムプロパティを取得」アクションを設定し、Google スプレッドシートに追加したい取引情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した取引情報を指定のスプレッドシートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• HubSpotの「取引のカスタムプロパティを取得」アクションでは、取得する取引IDや、Google スプレッドシートに出力したいカスタムプロパティの内部名などを、ユーザーの運用に合わせて任意に指定することが可能です。
• Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、特定の列に固定値を入力したり、前段のHubSpotアクションで取得した情報を変数としてGoogle スプレッドシートの各ヘッダー（列項目）に紐づけるなど、柔軟な設定が可能です。

■注意事項

• HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。