■概要
Outlookで受信した重要なメールを、都度コピー＆ペーストしてoviceのグループに通知する作業は、手間がかかる上に他の業務を圧迫していませんか。また、手作業による通知の遅れや誤った情報共有は業務のボトルネックになりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、その内容を自動でoviceの指定グループへ通知することが可能になり、コミュニケーションの迅速化と業務効率の改善に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookとoviceを日常的に利用し、情報共有の効率化を図りたい方
- メール確認とoviceへの通知作業の二度手間をなくしたいと考えている方
- 手作業による情報伝達の漏れや遅延を防ぎたいチームリーダーや担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーに、oviceへの通知が自動実行されるため、情報共有にかかる時間を短縮し、迅速な対応が可能になります。
- 手作業による通知漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとoviceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、メールフォルダIDを指定します。
- 最後に、オペレーションでoviceを選択し、「グループのメンバーに通知を送信」アクションを設定し、通知先のグループIDや通知するメッセージ内容（受信メールの件名や本文など）を指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、通知対象としたいメールの受信フォルダ（例：受信トレイ、特定のフォルダ）や、メールの条件（差出人、件名に含まれるキーワードなど）を任意で設定してください。
- oviceの通知設定では、通知を送信するグループIDを正確に指定してください。通知するメッセージ内容も、固定のテキストだけでなく、受信したメールの件名や本文などの情報（アウトプット）を組み合わせて、より分かりやすい通知内容にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、oviceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合は認証に失敗する可能性があります。
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