Outlookで特定の件名のメールを受信したら、desknet's NEO（AppSuite）にレコードを追加する

■概要

Outlookで受信する特定のメール、例えば問い合わせや各種申請などを、都度desknet's NEO（AppSuite）へ手作業で転記するのは手間がかかり、対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、desknet's NEO（AppSuite）とOutlookの連携を自動化し、特定のメール受信をきっかけにdesknet's NEO（AppSuite）へ自動でデータを追加することで、こうした手作業をなくし、確実な情報共有と業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したメール内容をdesknet's NEO（AppSuite）へ手入力しており、手間を感じている方
• desknet's NEO（AppSuite）とOutlook間の情報連携を自動化し、対応漏れやミスを防ぎたい方
• 定型的なデータ入力作業から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信時にdesknet's NEO（AppSuite）へ自動で情報が登録されるため、手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業がなくなることで、入力内容の間違いや転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Outlookとdesknet's NEO（AppSuite）をYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでdesknet's NEO（AppSuite）を選択し、「データを追加」アクションを設定し、メールの件名や本文などの情報をどの項目に追加するかを指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、起動の条件となる件名のキーワードや、対象とするメールフォルダを任意で指定することが可能です。
• desknet's NEO（AppSuite）でのデータ追加アクションでは、データを追加したいアプリケーションIDを任意で設定してください。
• また、追加するデータ項目には、固定のテキストだけでなく、トリガーで受信したメールの件名や本文などを変数として埋め込むこともできます。

■注意事項

• Outlook、desknet's NEO（AppSuite）のそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。