Outlookで希望シフトを受信したら、Microsoft Excelに自動追加する

■概要

Outlookでスタッフから希望シフトのメールを受信するたびに、手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？このような定型的な作業は手間がかかる上に入力ミスなどのヒューマンエラーも発生しやすいため、悩ましい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したシフト希望メールの内容をAIが読み取りMicrosoft Excelへ自動で追加するため、こうした課題をスムーズに解消し、シフト管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するシフト希望を、手作業でMicrosoft Excelへ転記している担当者の方
• シフト管理業務における入力の手間や、ヒューマンエラーの発生に課題を感じている方
• 定型的なシフト集計作業から解放され、より重要な業務に時間を使いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで受信したシフト情報をAIが解析し、Microsoft Excelへ自動で追加するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なシフト管理に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定することで、指定した件名のシフト希望メールを受信した際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文から、スタッフ名、希望日時などのシフト情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した情報を基に、Microsoft Excelへ追加するのに適した形式へシフト情報を整形します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、整形されたシフト情報を指定のファイル、シートの所定の行に自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、Outlookで受信したメール本文から、日付や時間、スタッフ名といったシフト管理に必要な情報を、ユーザーが任意に指定して抽出することが可能です。
• AI機能の「テキストを生成する」では、抽出したシフト情報を基に、例えば「YYYY年MM月DD日 HH:MM 希望者氏名」のように、Microsoft Excelで管理しやすい任意の形式でシフト情報を簡潔にまとめるためのプロンプト（指示文）を設定できます。
• Microsoft Excelのレコードを追加するアクションでは、前段で生成したテキストをNotionの任意のプロパティに紐づけて自動格納が可能です。

■注意事項

• Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081