GoogleフォームでERP業務報告が送信されたら、OCR後にAIで問題点を抽出してNotionに追加する

■概要

日々のERP業務報告、特に画像やPDFでの提出があると、内容の確認やデータ転記に手間がかかるのではないでしょうか。手作業では重要な問題点を見落とすリスクもあり、管理が煩雑になりがちです。このワークフローは、Googleフォームで受け付けた報告をOCRでテキスト化し、AIが問題点を抽出してNotionに自動で集約します。AIを活用したERP業務の自動化により、報告内容の確認と管理を効率化し、課題の早期発見を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ERP関連の業務報告を手作業で転記・集約しており、負担を感じている管理部門の方
• Notionを活用して情報管理を行っており、報告内容の入力を自動化したいと考えている方
• AIをERP業務に活用し、報告内容の分析や問題点の可視化を効率的に行いたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの報告が自動でNotionに記録されるため、転記作業にかかる時間を短縮し、コア業務に集中できます。
• AIがERP報告のテキストから問題点を自動で抽出するため、担当者による確認漏れや判断のばらつきを防ぎ、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します。

1. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定し、対象のフォームを指定します。
2. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームに添付されたファイルをダウンロードします。
3. オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
4. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出したテキストを基に問題点を要約させます。
5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」を設定し、AIが生成したテキストなどをデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
• Notionにレコードを追加するアクションでは、報告内容を記録したい任意のデータベースIDを設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133