■概要
BPM（ビジネスプロセスマネジメント）における進捗報告や結果の集計を手作業で行い、分析や記録に時間を要しているケースは少なくありません。このワークフローは、GoogleフォームにBPMプロセスの結果がファイルで送信されると、添付されたファイルをOCRで読み取り、その内容をAIが分析してNotionのデータベースへ自動で追加します。AIを活用したBPMプロセスの評価・分析を自動化し、管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- BPMプロセスの管理において、AIを活用した自動化や分析に関心のある方
- GoogleフォームとNotionを用いており、手作業での情報連携に課題を感じている方
- 報告書のテキスト化やパフォーマンス評価にかかる時間を削減したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームへの回答送信を起点に、OCRでの読取り、AIによる分析、Notionへの記録までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮します
- 手作業によるデータ転記のミスや確認漏れを防ぎ、AIによる客観的なパフォーマンス分析によって業務品質の向上と標準化に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します
- 次に、OCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
- 続いて、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを基にパフォーマンスを分析させます
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成した分析結果を指定のデータベースに追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームIDを指定してください
- OCR機能の設定では、読み取るファイルから抽出したい項目を任意で設定してください
- AI機能のアクションでは、どのような分析や要約を実行させるか、プロンプトの内容を業務に合わせて任意で編集してください
- Notionでレコードを追加するアクションを設定する際に、追加先となる任意のデータベースIDを指定してください
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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