GoogleフォームでEDIデータが送信されたら、OCR後にAIで整合性を確認しNotionに追加する

■概要

取引先から送られてくるEDIデータを手作業で確認し、システムへ入力する業務は、手間がかかる上にミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローは、Googleフォームで受け取ったEDIデータファイルをOCRで読み取り、AIが内容の整合性をチェックした上でNotionへ自動で追加します。EDIデータの処理にAIを活用することで、これまで時間を要していた確認・入力作業を効率化し、正確なデータ管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• EDIデータの目視確認や手入力に課題を感じている受発注や経理の担当者の方
• AIを活用してEDI関連業務の精度向上と自動化を実現したいと考えている方
• GoogleフォームやNotionを用いて、データ連携をよりスムーズにしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームで受信したEDIデータをOCRとAIで処理しNotionへ自動登録するため、一連のデータ入力にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスを防ぐだけでなく、AIがデータ内容の整合性をチェックするため、ヒューマンエラーの防止と業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたEDIデータファイルを取得します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストの整合性を確認します
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが確認したデータをNotionのデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定で、対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能のアクション設定で、EDIデータから読み取りたい項目を任意で設定してください。
• AI機能のアクション設定で、データの整合性チェックなどを行わせるための指示（プロンプト）を、業務内容に合わせて編集してください。
• Notionのアクション設定で、データを追加したいデータベースのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133