Googleフォームから回答が送信されたら、CraftMyPDFでPDF Fileを作成しSlackに送信する

■概要

Googleフォームに回答が届くたび、手動でPDFを作成して関係者に共有する作業は、手間がかかり入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、CraftMyPDFのAPI連携などを活用して、Googleフォームの回答内容に基づいたPDFファイルの作成からSlackへの通知までの一連の流れを自動化します。定型的ながらも重要な帳票作成プロセスを効率化し、よりコア業務へ集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームの回答をもとに、手作業でPDF帳票を作成している方
• CraftMyPDFのAPIを利用した帳票作成の自動化を検討している方
• フォームからの申込受付や問い合わせ対応のプロセスを効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からPDF作成、Slackへの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動でのデータ転記やファイル添付作業がなくなることで、入力間違いや共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、CraftMyPDF、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定して、自動化の対象としたいフォームを指定します。
3. 続いて、オペレーションでCraftMyPDFを選択し、「Create PDF File (Get File)」のアクションを設定します。ここで、トリガーで取得したフォームの回答内容を、PDFテンプレートの各項目にマッピングします。
4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「ファイルを送る」アクションを設定します。前のステップで作成したPDFファイルを添付し、任意のチャンネルに送信するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたい任意のフォームを指定してください。
• CraftMyPDFのアクションでは、PDFに埋め込む情報を任意に設定できます。固定のテキストを入力したり、前段のGoogleフォームの回答内容を変数として各項目に設定したりすることが可能です。
• Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルやメッセージ本文を自由に設定できます。本文には固定のテキストだけでなく、前段で取得した値を埋め込んでパーソナライズすることもできます。

■注意事項

• Googleフォーム、CraftMyPDF、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちら。