■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答をもとに、手作業で見積書や申込書などのPDFを作成し、関係者に共有する業務は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、CraftMyPDFでPDFファイルを自動で作成し、そのURLをSlackに通知することが可能になります。CraftMyPDFのAPI連携などを利用した定型業務の自動化により、作業時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームとCraftMyPDFを利用しており、手作業でのPDF作成・共有業務を効率化したい方
- CraftMyPDFのAPIを活用した業務自動化の具体的な方法を探している、情報システム担当者の方
- フォーム回答後の書類発行から通知までの一連のプロセスを自動化し、人的ミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からPDF作成、Slack通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、PDFの添付漏れ、通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleフォーム、CraftMyPDF、SlackをYoomと連携します。
- トリガーで、Googleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでCraftMyPDFを選択し、「Create PDF File (Get URL)」アクションを設定します。ここでフォームの回答内容をPDFの各項目にマッピングします。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたPDFのURLを含むメッセージを任意のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定することが可能です。
- CraftMyPDFでPDFを作成するオペレーションでは、フォームの回答内容を変数としてPDFのテンプレートに埋め込んだり、固定のテキストを設定したりと柔軟なカスタマイズができます。
- Slackへの通知先は任意のチャンネルやダイレクトメッセージに設定でき、通知メッセージの本文も、フォームの回答内容などの変数を用いて自由に作成できます。
■注意事項
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