Googleフォームから回答が送信されたら、CraftMyPDFでPDF Fileを作成しURLをSlackに通知する

■概要

Googleフォームで受け付けた申し込みやアンケートの回答をもとに、手作業で見積書や申込書などのPDFを作成し、関係者に共有する業務は手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとして、CraftMyPDFでPDFファイルを自動で作成し、そのURLをSlackに通知することが可能になります。CraftMyPDFのAPI連携などを利用した定型業務の自動化により、作業時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとCraftMyPDFを利用しており、手作業でのPDF作成・共有業務を効率化したい方
• CraftMyPDFのAPIを活用した業務自動化の具体的な方法を探している、情報システム担当者の方
• フォーム回答後の書類発行から通知までの一連のプロセスを自動化し、人的ミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からPDF作成、Slack通知までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、PDFの添付漏れ、通知漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、CraftMyPDF、SlackをYoomと連携します。
2. トリガーで、Googleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでCraftMyPDFを選択し、「Create PDF File (Get URL)」アクションを設定します。ここでフォームの回答内容をPDFの各項目にマッピングします。
4. 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたPDFのURLを含むメッセージを任意のチャンネルに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを任意で指定することが可能です。
• CraftMyPDFでPDFを作成するオペレーションでは、フォームの回答内容を変数としてPDFのテンプレートに埋め込んだり、固定のテキストを設定したりと柔軟なカスタマイズができます。
• Slackへの通知先は任意のチャンネルやダイレクトメッセージに設定でき、通知メッセージの本文も、フォームの回答内容などの変数を用いて自由に作成できます。

■注意事項

• Googleフォーム、CraftMyPDF、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。