GoogleフォームでIVRデータが送信されたら、OCR後にAIで内容を分析しNotionに追加する

■概要

IVRで受け付けたお問い合わせ内容の管理に、手間や時間を取られていないでしょうか。特にオペレーターが記録した手書きメモや画像ファイルなどを手作業でシステムに入力するのは、非効率であり入力ミスの原因にもなります。このワークフローは、GoogleフォームにIVRのデータが送信されると、添付されたファイルをOCRで読み取り、さらにAIが内容を分析してNotionに自動で追加します。IVRとAIを連携させることで、一連の入力・分析業務を自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• IVRで受けた問い合わせ内容のデータ化と分析に、AIの活用を検討している方
• オペレーターが作成したメモの転記作業などを自動化したいコールセンターの管理者の方
• GoogleフォームやNotionを活用して、顧客対応業務のプロセスを改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• IVRの応対記録をAIが自動でテキスト化し分析するため、これまで手作業で行っていたデータ入力や転記にかかる時間を短縮できます
• 人の手によるデータ転記や要約作業がなくなるため、入力ミスや解釈の個人差といったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームに添付されたIVRの応対記録ファイルを取得します
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を使い、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションで、抽出したテキストを指定のプロンプト（指示文）に沿って要約・分析します
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが生成したテキストを指定のデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
• OCR機能のアクションでは、読み取りたい画像やPDFファイル内の抽出項目を任意で設定してください
• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、目的に合わせてプロンプトの内容を任意で編集してください
• Notionでレコードを追加するアクションを設定する際に、追加先となるデータベースのIDを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133