フォームでJPGを受信したら、PDFに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

取引先からの請求書や申請書類など、JPG形式の画像ファイルを受け取る機会は多いものの、それらを都度PDFに変換して所定のフォルダに保存する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、フォームでJPG画像を受信した際に、自動でPDF形式に変換しGoogle Driveへ格納する一連のプロセスを自動化できます。手作業で行っていたjpg to pdfの変換業務から解放され、より重要な業務に集中することが可能になります。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Webフォームで受信したJPG画像を、手作業でPDFに変換している方
• jpg to pdfのような定型的なファイル変換作業を自動化し、業務効率を向上させたい方
• Google Driveでのファイル管理を、よりミスなくスムーズに行いたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信をきっかけに、JPGからPDFへの変換とGoogle Driveへの格納が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、指定フォルダへの保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を選択し、オンラインの変換ツールなどを利用して、フォームで受信したJPGファイルをPDFに変換する操作を設定します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定する質問項目は、氏名や受付番号、ファイルのアップロード欄など、実際の業務内容に合わせて任意で設定することが可能です。
• オペレーションで設定するGoogle Driveのアクションでは、変換後のPDFファイルを格納したい任意のフォルダIDを指定できます。]

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■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。