GoogleフォームでPaaS使用データが送信されたら、OCR後にAIでリソース最適化を行いNotionに追加する

■概要

PaaSの利用状況に関する報告を各担当者から受け取る際、その内容を手作業で集計し、最適化案を検討するプロセスに手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、GoogleフォームからPaaSの使用データが送信されると、添付されたファイルをOCRで読み取り、AIがリソースの最適化案を自動で生成しNotionに集約します。PaaSとAIを組み合わせたデータ管理の自動化により、煩雑な手作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• PaaSの利用データを手作業で集計し、管理に手間を感じている情報システム担当者の方
• AIを活用してPaaSのリソース管理やコスト分析を効率化し、最適化を図りたい方
• GoogleフォームとNotionを日常的に利用しており、データ連携を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへの回答からNotionへの記録、AIによる分析までが自動化され、これまで手作業で行っていた集計や転記にかかる時間を短縮します
• 手作業によるデータの転記ミスや報告漏れを防ぎ、属人化しがちなリソース最適化の検討プロセスを標準化し、ヒューマンエラーを軽減します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します
4. 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を基にリソースの最適化案を生成させます
6. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームの回答内容やAIが生成したテキストをデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームIDを設定してください
• OCR機能のアクション設定では、読み取りたいファイル内の項目を任意で設定してください
• テキストを生成するアクション設定では、目的に合わせてプロンプトの内容を任意で編集してください
• Notionでレコードを追加するアクション設定では、情報を追加したいデータベースのIDを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133