■概要
サプライチェーン管理（SCM）において、取引先から送られてくる発注書や納品書を手作業で確認し、在庫管理システムへ入力する業務は手間がかかるものです。このワークフローは、Googleフォームで受け取ったファイル付きの回答をトリガーに、OCRで書類を読み取り、AIが内容を整理してNotionのデータベースへ自動で追加します。AIを活用することでSCM業務のデータ入力作業を自動化し、手入力の手間やミスを削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙やPDFの書類処理に追われ、SCM業務の効率化を目指している担当者の方
- AIの活用により、サプライチェーン全体のデータ入力精度を向上させたい方
- GoogleフォームやNotionを用いて在庫や発注の管理を行っている事業者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からNotionへのデータ追加までが自動化され、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
- OCRとAIによる自動処理のため、手作業での転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、SCMデータの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Drive™の「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを指定します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションで、OCRで抽出したテキストを基にNotionへ登録する内容を生成します。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションで、AIが生成したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください。
- OCR機能では、書類の中から読み取りたい項目（例：商品名、数量、単価など）を任意で設定してください。
- AI機能のテキスト生成では、Notionに追加したいフォーマットに合わせてプロンプトの内容を任意で編集してください。
- Notionでレコードを追加するアクションを設定する際に、追加先のデータベースIDを任意で設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
