GoogleフォームでVDIセッションデータが送信されたら、OCR後にAIでパフォーマンス分析を行いNotionに追加する

■概要

VDIのパフォーマンス監視において、セッションデータが画像やPDFで共有され、手作業でのデータ入力や分析に手間を感じることはありませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、分析の属人化にも繋がりがちです。このワークフローは、Googleフォームで受け取ったVDIセッションデータを自動でOCR処理し、AIを活用したパフォーマンス分析を経て、Notionへ自動で追加します。レポート作成や分析業務を効率化し、迅速な状況把握を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• VDIのパフォーマンスデータを手動で分析しており、AIを活用した効率化を検討している方
• GoogleフォームやNotionを使い、VDI関連の情報を管理している情報システム部門の担当者の方
• 定型的なレポート分析業務の時間を短縮し、より戦略的なIT業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのデータ送信を起点に、データ抽出、AIによる分析、Notionへの記録までを自動化し、VDIのパフォーマンスレポート作成にかかる時間を短縮します
• AIによる分析プロセスを組み込むことで、担当者ごとの分析内容のばらつきを防ぎ、業務の標準化と属人化の解消に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたVDIセッションデータのファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを選択し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します
5. さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを基にパフォーマンス分析を行います
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIによる分析結果を指定のデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象となる任意のフォームIDを設定してください
• OCR機能では、VDIセッションデータのファイルから読み取りたい項目を任意で設定します
• AI機能でテキストを生成するアクションでは、パフォーマンス分析など目的に合わせてプロンプトの内容を任意で編集してください
• Notionでレコードを追加するアクションでは、追加先となるデータベースのIDを任意で設定してください

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133