Googleフォームでマインドマップデータが送信されたら、OCR後にAIでアイデアを分類しNotionに追加する

■概要

マインドマップを使ったブレインストーミングは活発な議論を生みますが、その後の情報を手作業で整理・データ化するのは手間がかかる作業です。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。Googleフォームから送信されたマインドマップの画像データをOCRで読み取り、さらにAIが内容を自動で分類してNotionへ追加します。AIを活用してマインドマップの情報を効率的に整理し、アイデアを次のアクションへとスムーズに繋げることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• AIを活用し、マインドマップで得たアイデアの整理を自動化したいと考えている企画担当者の方
• GoogleフォームやNotionを使い、チームのアイデア管理を効率化したいプロジェクトリーダーの方
• 手書きや画像のマインドマップ情報を、手作業でデータ化する手間を削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• AIがマインドマップの画像を自動でテキスト化・分類するため、これまで手作業で行っていた転記や整理の時間を短縮できます。
• 人の手によるデータ入力作業をなくすことで、入力ミスや分類の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたマインドマップの画像データを取得します。
4. 続いて、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードした画像からテキスト情報を抽出します。
5. 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキストを基にアイデアを分類・整理します。
6. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、AIが整理した内容を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、対象となるフォームのIDを任意で設定してください。
• OCR機能では、マインドマップの画像から読み取るテキストの抽出項目を任意で設定することが可能です。
• AI機能のテキスト生成では、アイデアをどのように分類・整理したいかに応じて、プロンプトの内容を任意で編集してください。
• Notionへの追加オペレーションでは、データを格納したいデータベースのIDを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133