■概要
電話対応のログ管理や分析に、多くの時間や手間をかけていませんか。特に手書きメモのデータ化や、通話内容の評価は属人的になりがちで、大きな負担となることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへのログ送信をきっかけに、OCRでのテキスト化からAIによる電話内容の分析、Notionへの記録までを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleフォームやNotionで電話ログを管理しており、入力や分析を効率化したい方
- AIを活用した電話応対の品質分析を自動化し、サービス向上に繋げたいマネージャーの方
- 手書きの電話メモをデータ化する手間を省き、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 電話ログの転記や分析、Notionへの入力を自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に注力できます。
- AIが電話内容を客観的に分析するため、担当者ごとの評価基準のばらつきを防ぎ、応対品質の標準化と向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Googleフォーム、NotionをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームに添付された電話メモの画像ファイルを取得します。
- 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードした画像からテキストを抽出します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出したテキストを基に通話内容の分析や要約を行います。
- 最後に、Notionの「レコードを追加する」を設定し、AIが生成した分析結果を指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定で、対象となるフォームのIDを任意のものに設定してください。
- OCR機能で読み取る際、抽出したい項目を任意で設定してください。
- AI機能でテキストを生成する際のプロンプト（指示文）は、分析したい観点や要約の形式に合わせて任意の内容に編集してください。
- Notionでレコードを追加するアクションを設定する際に、追加先のデータベースIDを任意のものに設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、Google Drive、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
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