DiscordでPPTXファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してBoxに格納する

‍■概要

DiscordでPPTXファイルを受け取るたびに、手動でPDFに変換してBoxに保存する作業は、地味に時間を奪われる定型業務ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Discordの特定チャンネルへのPPTXファイルの投稿をトリガーに、RPAが自動でpptxからpdfへのファイル変換を行い、Boxの指定フォルダへ格納します。
ファイル変換と格納作業を自動化することで、手間のかかる繰り返し作業から解放され、より創造的な業務に時間を使えるようになります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Discordで受け取ったpptxファイルをpdfに変換する作業を日常的に行っている方
• Boxをファイルストレージとして利用しており、手動での格納作業を効率化したい方
• チーム内のファイル共有や管理プロセスを自動化し、業務の標準化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Discordでのファイル受信を起点に、pptxからpdfへの変換とBoxへの格納が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換忘れや、Boxの指定フォルダへの格納ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DiscordとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャンネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、投稿されたファイルがPPTX形式の場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 条件に合致した場合、Discordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションで対象のファイルをダウンロードします。
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイル変換ツールなどを操作し、PPTXファイルをPDFに変換します。
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を使い、保存するファイル名をPDF形式の拡張子に変更します。
7. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordのトリガー設定では、フローボットを起動させたい対象のチャンネルを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイルの拡張子が「pptx」であるという条件以外にも、ファイル名や投稿者などの情報をもとに条件を自由にカスタマイズ可能です。
• RPA機能でブラウザを操作する設定は、実際に利用するファイル変換サイトなど、ユーザーの環境に合わせて操作内容を柔軟に設定することが可能です。
• Boxにファイルをアップロードする際、格納先のフォルダは任意のフォルダIDを指定して自由に設定できます。

■注意事項

• Discord、BoxそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691