OneDriveで音声ファイルがアップロードされたら、RPAで指定形式に変換し別フォルダに格納する

■概要

会議の議事録やセミナーの録音データなど、音声ファイルの形式を手動で変換する作業に手間を感じていませんか。オンラインのサイトを利用したファイル変換と保存の繰り返しは、時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、OneDriveに音声ファイルをアップロードするだけで、RPAがファイル形式の変換から指定フォルダへの格納までを自動で実行し、こうした定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveで音声ファイルを管理し、手作業での形式変換に時間を要している方
• Webサイトなどを使った反復作業を自動化したいと考えている方
• RPAを活用してファイル管理業務の効率化や属人化解消を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveへのファイルアップロードを起点に変換から格納までが自動処理されるため、Webサイトなどを使った手作業の時間を削減できます
• 手作業で発生しがちなファイル形式の指定ミスや、変換後のファイルの格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル日付に応じて後続の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
5. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換サイト上での操作を自動化します
6. 次に、オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、変換後のファイル名を指定の形式に整えます
7. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・リネームしたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガーやオペレーションでは、処理の対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など前段のステップで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由に設定できます
• RPA機能では、実際に操作するファイル変換サイトのURLや、クリックするボタンなどを任意で設定できます
• 正規表現によるデータの置換では、変換後のファイル名などを指定するため、置換する文字列やその後の文字列を自由に設定可能です
• ファイルをアップロードするOneDriveのアクションでは、格納先のフォルダIDやファイル名などを、固定値や前段の情報を変数として設定できます

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。