Google DriveにPNGファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換し格納する

■概要

日々の業務で発生するPNGファイルをPDFに変換する作業に、手間を感じていませんか。特にファイル数が多い場合、一つひとつ手作業でファイル変換を行うのは時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用することで、Google Driveの指定フォルダにPNGファイルを格納するだけで、RPAが自動でPDFファイルへ変換し、任意のフォルダに保存する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生するPNGからPDFへの変換作業を自動化したい方
• Google Drive上で画像ファイルを管理しており、ファイル変換業務を効率化したいと考えている方
• 単純なファイル変換作業の手間を削減し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルを格納するだけで自動でPDFに変換されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます
• 手作業によるファイルの選択ミスや変換漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、追加されたファイルがPNGファイルの場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します
4. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたPNGファイルをPDFに変換するブラウザ上での操作を自動化します
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を利用し、保存するPDFのファイル名を適切に設定します
7. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、PNGファイルを検知するフォルダIDを任意で指定し、最終的なPDFのアップロード先フォルダも自由に設定可能です
• 分岐機能では、ファイル名に「.png」が含まれているかなど、後続のオペレーションを起動させるための条件を柔軟にカスタマイズできます
• RPA機能では、PDF変換で利用したいWebページのURLや、操作する対象などを実際の環境に合わせて自由に設定できます
• 正規表現によるデータの置換では、元のPNGファイル名から拡張子を「.pdf」に変更するといった、保存するファイル名の命名規則を自由に設定可能です

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。