Boxに音声ファイルが格納されたら、RPAでMP3に変換し格納する

■概要

会議の録音やインタビュー音源など、様々な音声ファイルをMP3に変換する作業に手間を感じていませんか。オンラインの変換ツールを使って手作業でファイル変換を行うと、ファイルのアップロードやダウンロード、保存といった一連の操作に時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Boxに音声ファイルをアップロードするだけで、RPAが自動でMP3への変換と再格納を実行するため、ファイル変換に関わる手作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで音声ファイルを管理しており、手作業でのファイル変換を効率化したい方
• 会議やインタビュー音源をMP3に変換する作業を定型業務として自動化したい方
• RPAを活用して、ファイル操作を含む日々の細かな業務の手間をなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxに音声ファイルをアップロードするだけで変換から格納までが完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
• 一連の操作が自動化されることで、ファイルの取り違えや保存場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、作業の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、音声ファイルなど特定のファイルの場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. Boxの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
5. 次に、RPA機能で任意のオンラインファイル変換ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをMP3に変換します。
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を利用し、変換後のファイル名を任意のルールで整形します。
7. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換・整形されたMP3ファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定およびファイルアップロード先のアクションでは、対象とするフォルダのIDを任意に設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子といった前段で取得した情報をもとに、処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、実際に操作するファイル変換サイトのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを環境に合わせて設定してください。
• 正規表現によるデータの置換では、ファイル名を変更する際の置換対象や置換後の文字列などを柔軟に設定できます。
• Boxへのファイルアップロード時、ファイル名などの項目に固定値だけでなく、前段の処理で取得した情報を変数として設定することが可能です。

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。