Outlookでカレンダーにイベントが登録されたら、指定のユーザーにメールを送信する

■概要

Outlookのカレンダーに新しいイベントを登録した後、関係者への共有のために別途メールを作成する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されており、Outlookのカレンダーに新しいイベントが登録されると、指定したユーザーへ自動でメールを送信します。重要な予定の共有を自動化することで、Outlookを中心とした業務の連携を円滑にし、情報伝達の確実性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookカレンダーの予定を、チームメンバーなどへ頻繁に手動で共有している方
• Outlookを活用した業務において、情報共有の遅れや漏れをなくしたいと考えている方
• Outlook上での定型的なメール送信作業を自動化し、業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookカレンダーへの登録を起点にメールが自動で送信されるため、情報共有にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
• 手作業によるメールの送信忘れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現することが可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、イベントが登録されたことを通知するメールが送信されるように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、イベントを監視するアカウントのユーザーIDやタイムゾーンを任意で設定してください。
• メール送信のオペレーションでは、宛先（To, CC, BCC）や件名、本文を自由にカスタマイズできます。トリガーで取得したカレンダーのイベント名や日時などの情報を変数として本文に含めることで、より具体的な通知メールの作成が可能です。

■注意事項

• OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。