OutlookでPDFを受信したら、オンラインツールでAIファイルに変換してOneDriveに保存する
OutlookでPDFを受信したら、オンラインツールでAIファイルに変換してOneDriveに保存する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
OneDrive
と
Outlook
を自動連携できます。
■概要
デザインデータなどをPDFで受け取った後、手作業でIllustrator（AI）形式に変換する作業に手間を感じていませんか。特に、変換ツールへのアップロードからファイル保存までの一連の操作は、地味ながらも業務時間を圧迫する要因になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のPDFファイル付きメールを受信した際に、RPAがオンラインツールを操作して自動でPDFをAIファイルに変換し、OneDriveへ保存します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 外部から受領したPDFデータを、日常的にAIファイルへ変換しているデザイナーや制作担当者の方
- Outlookで受信した添付ファイルの管理や、手作業でのファイル変換に課題を感じている方
- PDFをAIファイルに変換する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メール確認からファイル変換、指定フォルダへの保存までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- ファイルの選択ミスや変換漏れ、保存し忘れといった手作業ならではのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、PDFファイルをダウンロードします。
- 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツール上でファイルをアップロードし、変換を実行するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたAIファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動の条件となるメールの受信フォルダや、件名に含まれるキーワードを自由に設定可能です。
- RPA機能（ブラウザ操作）のアクションでは、使用するオンライン変換ツールのURLや、ファイルアップロード、変換実行ボタンのクリックといった一連の操作を自由にカスタマイズできます。
- OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を任意で設定可能です。
■注意事項
- Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はパーソナルプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・パーソナルプラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は「『ブラウザを操作する』の設定方法」をご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、パーソナルプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
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