Google DriveにJPGファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換し格納する

■概要

取引先から受領した画像ファイルなど、JPG形式のファイルをPDFに変換して管理する作業に手間を感じていませんか。手作業での変換や保存は、ファイル名のつけ間違いや保存フォルダの間違いといったミスにつながることもあります。
このワークフローは、Google Driveの特定フォルダにJPGファイルが追加されるだけで、RPAが自動でPDFに変換し再格納する処理を実行します。こうした手作業による定型業務を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生するJPGファイルからPDFファイルへの変換作業に、時間や手間がかかっている方
• Google Drive上で様々な形式のファイルを扱っており、管理を効率化したいと考えている方
• RPAの活用により、手作業で行っているファイル関連の定型業務を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが保存されると自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル変換や格納にかかる時間を短縮できます。
• 手作業によるファイル形式の変換忘れや、ファイル名のつけ間違い、保存場所のミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、格納されたファイルがJPG形式である場合に後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のJPGファイルをダウンロードします。
5. 次に、RPA機能でオンラインのファイル変換ツールなどを操作し、ダウンロードしたファイルをPDF形式に変換します。
6. 次に、データ変換機能の正規表現を使い、ファイル名の拡張子を「.pdf」に置換します。
7. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・リネームしたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ファイルの格納を検知する対象フォルダを任意のフォルダIDで指定可能です。
• 分岐機能では、取得したファイル情報（ファイル名など）を元に、処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、操作対象とするWebページのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを任意に設定可能です。
• データ変換機能の正規表現では、置換対象の文字列や置換後の文字列を自由に設定できるため、独自の命名規則に沿ったファイル名に変更できます。
• Google Driveのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を用いて設定できます。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。