OneDriveにPNGファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換する

■概要

PNGファイルをPDFに変換する際、都度オンラインのファイル変換ツールを探して手作業で変換していませんか？ファイルの数が増えるとこの作業は意外と時間を要し、本来の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、OneDriveに特定のPNGファイルをアップロードするだけで、RPAが自動でPDFファイルへ変換し、指定のフォルダに保存します。ファイル変換に伴う手作業を自動化し、よりスムーズなファイル管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にPNGからPDFへのファイル変換を行っており、作業の効率化を検討している方
• オンラインのファイル変換ツールの利用が手間だと感じている方
• OneDriveでのファイル管理を起点に、関連する定型業務の自動化を進めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルを格納するだけでPDFへ自動変換されるため、これまで手作業での変換に費やしていた時間を短縮することができます
• 変換プロセスが自動化されることで作業の属人化を防ぎ、誰が担当しても一貫した品質でのファイル変換を実現し、業務を標準化します

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. オペレーションの分岐機能で、取得したファイルの作成日時と更新日時が同一である場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したPNGファイルをダウンロードします
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンラインファイル変換サービスなどを操作し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換します
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を使い、ファイル名をPDF形式の拡張子に置換します
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意に設定してください
• 分岐機能では、ファイル名の情報などをもとに、PDFに変換するPNGファイルを絞り込むための条件を自由にカスタマイズできます
• RPA機能では、実際に操作するオンライン変換サービスのURLや、操作対象のボタンなどを、利用したいサービスに合わせて設定することが可能です
• データ変換機能では、正規表現を用いてファイル名の拡張子を「.pdf」に置換する際、対象の文字列や置換後の文字列などを任意に変更できます
• 変換後のPDFファイルをアップロードするOneDriveのフォルダは、元のフォルダと同じ場所や、別の指定したフォルダにするなど、自由に設定可能です

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。