Microsoft TeamsからPDFファイルが送信されたら、OCRを行い結果をMicrosoft Excelに追加する

‍■概要

Microsoft Teamsで受け取った請求書などのPDFファイルを手作業で確認し、Microsoft Excelへ転記する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Microsoft Teamsに投稿されたPDFファイルに対してOCR処理を自動で行い、抽出したテキストデータをMicrosoft Excelへ追加します。定型的な転記作業を自動化することで、入力ミスを防ぎながら、よりコアな業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取るPDFの内容を、手作業で転記している方
• PDFからOCR処理でテキストを抽出し、業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるデータ入力のミスや、確認作業の工数を削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsでのファイル受信を起点に、OCR処理からMicrosoft Excelへの記録までが自動化され、手作業にかかる時間を短縮できます。
• 人の手による転記作業をなくすことで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」を設定し、対象のチャネルを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが添付されているメッセージの場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、添付されたPDFファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、ダウンロードしたPDFファイルからテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したデータを指定のファイルに追加します。

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動したいチームIDとチャネルIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、PDFファイルが添付されている場合のみ処理を進めるなど、後続のオペレーションを起動する条件を柔軟に設定可能です。
• Microsoft SharePointのアクションでは、ファイルのダウンロード元となるサイトやフォルダを任意で指定できます。
• OCR機能では、読み取りたいPDFファイルの項目（例：請求金額、会社名など）を任意で設定し、必要なデータのみを抽出できます。
• Microsoft Excelのアクションでは、OCRで抽出したどのデータをどの列に追加するか、自由にマッピングをカスタマイズできます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション‍

■注意事項

• Microsoft Teams、Microsoft SharePoint、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。