Dropboxにファイルがアップロードされたら、オンラインツールでPNGに変換してMicrosoft Teamsで共有する

■概要

業務で扱う様々な画像ファイルについて、PNG形式に変換する方法を探している方もいるのではないでしょうか。しかし、ファイルを一つずつ変換し、手作業でチームに共有するのは手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。このワークフローは、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、オンラインツールでのPNG形式への変換からMicrosoft Teamsでの共有までを自動化し、こうしたファイル管理にまつわる定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にファイルのPNG形式への変換と、Microsoft Teamsでの共有作業を行っている方
• Dropboxに保存したファイルを、手作業で変換・共有しており非効率を感じている方
• ファイル形式を変換する方法を模索し、一連の業務フローの自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードを起点にファイル変換から共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮します
• 手作業によるファイル形式の変換ミスや、Microsoft Teamsへの共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Dropbox、OneDrive、Microsoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
4. 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」でオンラインのファイル変換ツールを操作し、ダウンロードしたファイルをPNG形式に変換します
5. データ変換機能やAI機能を用いて、ファイル名や共有メッセージに必要な情報を整えます
6. 変換後のファイルを、OneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションで指定の場所に保存します
7. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、変換後のファイルと整形したメッセージを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、アップロードを検知する対象のフォルダパスやファイル名を任意で設定できます
• RPA機能では、PNG形式への変換に利用するオンラインツールのURLや、ファイルのアップロード・ダウンロードといったブラウザ上の操作を自由に設定できます
• OneDriveに変換後のファイルをアップロードする際に、保存先のフォルダやファイル名を任意のものに指定することが可能です
• Microsoft Teamsへの通知では、送信先のチャネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文も固定のテキストだけでなく、フローの途中で取得したファイル名などの情報を埋め込めます

■注意事項

• Dropbox、OneDrive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。