フォームでXPSファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換してBoxに格納する

■概要

XPSファイルを受け取るたびに、手作業でPDFへ変換する定型業務に時間を取られていませんか。また、手作業による変換ミスや保存漏れなどの課題を感じることもあるかもしれません。このワークフローは、フォームで受信したXPSファイルをRPA機能で自動的にPDFへ変換し、指定のBoxフォルダに格納します。面倒な変換作業とファイル管理を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に発生するファイル変換作業を手間だと感じている方
• フォームで受け取ったXPSファイルを、手作業で変換しBoxへ格納している方
• RPA機能を活用して、ファイル変換などの定型的なPC作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信を起点に、xps to pdfへの変換からBoxへの格納までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます
• ファイル変換やアップロードにおける手作業をなくすことで、変換忘れや保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームで受け取ったXPSファイルをPDFに変換する操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームに設定する回答項目は、ファイルのアップロード欄以外にも、管理番号や担当者名など、業務に合わせて自由に設定できます
• RPA機能で設定するブラウザ操作は、ユーザーのPC環境や利用する変換方法に応じて、記録する操作を柔軟にカスタマイズしてください
• Boxへファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダを任意で指定可能です。フォームの回答内容をファイル名に反映させることもできます

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691