DropboxでODTファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してBoxに格納する

■概要

取引先からODT形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFへ変換して関係者に共有したり、ストレージに保管したりする作業は手間がかかる上に、変換漏れなどのミスも発生しがちです。

このワークフローを活用すれば、DropboxにODTファイルが追加されるだけで、RPAが自動でファイル変換を行い、Boxに格納までの一連のプロセスを自動化するため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にODTファイルを受け取り、手作業での変換に非効率を感じている方
• DropboxとBoxを跨いでファイル管理を行っており、手動でのファイル移動をなくしたい方
• 定型的なファイル変換作業を自動化し、より重要な業務に集中できる環境を整えたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが追加されると自動で`odt to pdf`変換とBoxへの格納が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます
• 人の手によるファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや格納先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防止します

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをダウンロードします
4. 次に、オペレーションの分岐機能で、ダウンロードしたファイルの拡張子が「.odt」の場合のみ後続の処理に進むよう設定します
5. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換ツールなどを操作して、ODTファイルをPDFに変換します
6. 次に、オペレーションのデータ変換機能で、ファイル名を変更するなど、アップロードするファイル情報を整形します
7. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換・整形したPDFファイルを指定のフォルダに格納します

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、起動の対象としたいフォルダを任意で指定してください
• 分岐機能では、ファイル拡張子以外にも、ファイル名など前段で取得した情報をもとに条件を自由にカスタマイズ可能です
• RPA機能でのブラウザ操作は、実際に利用するファイル変換ツールやユーザーの環境に合わせて柔軟に設定してください
• Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダパスやファイル名を任意で設定可能です

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■注意事項

• Dropbox、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691