フォームでTXTファイルを受信したら、RPAでPDFファイルに変換してBoxに格納する

■概要

日々の業務で発生するテキストファイルの管理に、手間を感じることはないでしょうか。特に、受信したTXTファイルを一つひとつPDFに変換し、指定のフォルダに保存する作業は、単純でありながら時間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォームで受信したTXTファイルを、RPA機能で自動的にPDFへと変換し、そのままBoxに格納できます。手作業による変換プロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生するtxtからpdfへのファイル変換作業を、自動化したいと考えている方
• Boxをファイルストレージとして活用しており、手作業でのファイル格納に手間を感じている方
• RPAの活用方法を模索しており、まずは特定の定型業務から自動化を始めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームでTXTファイルを受信後、PDFへの変換からBoxへの格納までが自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます
• 人の手によるファイル形式の変換ミスや、Boxへの格納漏れ、ファイル名のつけ間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。このフォームに、TXTファイルをアップロードする項目を作成してください
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームで受信したTXTファイルの内容をPDFファイルへ変換する操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、3で変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Yoomのフォームは、TXTファイルのアップロード項目以外にも、管理に必要な情報を取得するための回答項目を自由に設定することが可能です
• RPA機能で行うブラウザ操作は、ユーザーが利用するPC環境やPDFへの変換手順に合わせて、記録する操作内容を柔軟に設定してください
• Boxにファイルをアップロードする設定では、保存する際のファイル名や格納先のフォルダを任意で指定できます

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691