フォームでDOCファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換してBoxに格納する

■概要

フォームで受け取ったDOCファイルを、都度手作業でPDFに変換していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、変換忘れや保存先の間違いといったミスにも繋がりかねません。このワークフローは、フォーム送信をトリガーとして、RPAが自動でDOCからPDFへのファイル変換を行い、Boxへ格納する一連の流れを自動化します。定型業務の手間を省き、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け取ったDOCファイルを、都度手作業でPDFに変換している方
• ファイル変換の効率的な方法を探し、ファイル管理を自動化したい方
• RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点にファイル変換からBoxへの格納までを自動化し、手作業でのファイル操作にかかっていた時間を短縮します
• 手動での「convert doc to pdf」作業やファイルアップロードによる、変換漏れや格納先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションでDOCファイルをPDFファイルに変換するプロセスを設定します
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、RPAで変換したPDFファイルを格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、DOCファイルのアップロード項目以外にも、氏名や日付など任意の回答項目を自由に設定できます
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、ユーザーが利用しているファイル変換ツールや環境に合わせて、操作内容を柔軟に設定してください
• Boxにファイルをアップロードするアクションでは、格納先のフォルダや、ファイル名を任意で設定することが可能です

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691