フォームでXMLファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換してBoxに格納する

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■概要

取引先からXML形式で送られてくるファイルを手作業でPDFに変換し、管理する業務に手間を感じていませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したXMLファイルをRPAで自動的にPDFへ変換し、Box内の指定フォルダへ格納する一連の処理を自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

XMLからPDFへのファイル変換を手作業で行っており、業務の効率化を検討している方
RPAを活用して、定型的なファイル変換や管理業務の自動化を実現したいと考えている方
Boxを利用してファイル管理を行っており、手作業でのアップロードに課題を感じている方

■このテンプレートを使うメリット

フォームにファイルが送信されると、PDFへの変換からBoxへの格納まで自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます。
手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換時のミスや保存漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

はじめに、BoxをYoomと連携します。
次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定し、XMLファイルを受け取る項目を用意します。
次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、フォームで受け取ったXMLファイルをPDFに変換する操作を自動化します。
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

フォームの回答項目は、XMLファイルのアップロード欄以外にも、業務に合わせて自由に設定することが可能です。
RPA機能の設定は、XMLからPDFへ変換する具体的なブラウザ操作を、ユーザーの環境に合わせて柔軟に設定してください。
Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先のフォルダは任意の内容で指定することが可能です。

■注意事項

BoxとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691