フォームでMOBIファイルが送信されたら、ConvertioでPDFファイルに変換してDropboxに格納する

■概要

MOBI形式のファイルを受け取るたびに、手作業でPDFへ変換していませんか？特に、ファイル数が多かったり、日常的に発生したりする場合、変換と保存の作業は手間がかかり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローは、フォームで受信したMOBIファイルを自動でPDFに変換し、指定のDropboxフォルダに格納します。手動で行っていた変換プロセスを自動化し、ファイル管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に発生するmobiからpdfへのファイル変換作業を自動化したい方
• ConvertioとDropboxを活用し、ファイル受付から保管までのフローを効率化したい方
• 手作業によるファイル変換や整理に起因するミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると自動で処理が開始されるため、これまでmobiファイルをpdfに手動変換し、格納していた時間を短縮できます。
• ファイルの変換漏れや、格納先フォルダの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ConvertioとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」を設定します。このフォームにMOBIファイルをアップロードする項目を設けてください。
3. オペレーションでConvertioの「ファイルを変換」を選択し、フォームで受け取ったMOBIファイルを指定してPDFへの変換処理を開始します。
4. 続いて、Convertioの「変換ステータスを取得」で処理の完了を確認し、「変換後のファイルを取得」でPDFファイルを取得します。
5. 必要に応じてデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」などを設定し、Dropboxに保存するファイル名を整形します。
6. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」を設定し、変換・生成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、MOBIファイルのアップロード項目に加えて、送信者名やファイルに関するメモなど、管理に必要な項目を自由に設定することが可能です。
• Convertioのオペレーションでは、フォームで取得した情報などを活用し、変換に関する詳細なフィールドを設定できます。
• Dropboxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダパスやファイル名を、フォームで取得した情報と組み合わせて動的に設定できます。

■注意事項

• Convertio、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924