OneDriveにDOCXファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換し保存する

■概要

Wordなどで作成したDOCXファイルを、手作業で一つひとつPDFに変換していませんか。定型的ながらも重要なこの作業は、手間がかかるだけでなく、他の業務を圧迫する要因にもなりがちです。
このワークフローは、指定したOneDriveのフォルダにDOCXファイルが格納されるだけで、RPA機能がPDFへの変換を自動で実行し、指定のフォルダに保存します。手作業によるDOCXファイルからPDFへの変換プロセスを自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業によるDOCXファイルからPDFへの変換に手間を感じている方
• OneDrive上で書類を一元管理しており、変換作業や保存を効率化したいと考えている方
• RPAなどを活用して、日々の定型業務を自動化し、生産性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルを格納するだけで変換から保存までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手動での変換作業で起こりがちな、ファイルの変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、作成されたファイルの日時が更新日時と一致する場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したDOCXファイルをダウンロードします。
5. オペレーションでRPA機能を選択し、ダウンロードしたファイルをPDFに変換するブラウザ操作を設定します。
6. データ変換機能の正規表現を使い、変換後のファイル名（拡張子を.pdfにするなど）を設定します。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換・改名したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、ワークフローを起動させたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名などの前段で取得した情報をもとに、後続のオペレーションに進むための条件を自由に設定できます。
• RPA機能の設定では、実際に操作するWebサイトのURLや画面上の操作、テキストの入力などを業務に合わせてカスタマイズしてください。
• データ変換機能では、正規表現を用いて置換対象や置換後の文字列を任意に設定し、ファイル名を自由に生成できます。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名などを、固定値または前のステップで取得した動的な情報を利用して指定可能です。

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。