BoxにPDFファイルが格納されたら、RPAでファイルサイズを圧縮する

■概要

PDFファイルのサイズが大きく、共有や保存に困ることはありませんか。その都度、オンラインのPDF圧縮サービスを探して手作業で対応するのは手間がかかり、本来の業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローは、Boxに特定のPDFファイルが格納されると、RPAが自動でファイルサイズを圧縮し、指定のフォルダに格納する一連の流れを自動化します。ファイル管理における定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にBoxを利用し、PDFファイルのサイズ圧縮を手作業で行っている方
• ファイル変換ツールで、定期的にファイル変換をしている方
• ファイル管理における定型業務を自動化し、コア業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に自動で圧縮処理が実行されるため、これまで手作業での変換に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による圧縮忘れや、誤ったファイルを処理してしまうといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します
4. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのPDF圧縮サイトでの操作を自動化します
6. 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」を設定し、圧縮されたファイルの情報を取得します
7. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、圧縮されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガーおよびオペレーション設定では、ファイルを格納・監視するフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイル名などの前段で取得した情報を利用し、後続のオペレーションを実行する条件を自由にカスタマイズできます
• RPA機能では、操作したいオンラインツールのページURLや取得したいテキストなどをカスタマイズでき、任意の項目に固定値や変数を登録することも可能です
• 正規表現によるデータの抽出では、抽出対象のテキストや抽出したいパターンを、固定値や前段階で取得した情報を変数として利用しカスタマイズできます
• Boxにファイルをアップロードする際、ファイル名や格納先フォルダなどを、固定値や前段で取得した情報を利用して任意に設定できます

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。