DiscordでPDFファイルを受信したら、RPAでファイルサイズを圧縮しMicrosoft SharePointに格納する

■概要

Discordで受信したPDFファイルの管理、特に容量の大きいファイルの扱いに手間を感じていませんか。毎回オンラインのPDF圧縮ツールを探して手作業でファイルサイズを調整し、Microsoft SharePointに格納する作業は、時間もかかり面倒な業務の一つです。
このワークフローは、Discordでのファイル受信をきっかけに、RPAがファイル圧縮からMicrosoft SharePointへの格納までを自動で完結させ、こうした定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Discordで受け取ったPDFを手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
• オンラインのPDFコンバーターでファイル圧縮を行っている方
• RPAを用いてファイル管理業務の自動化や効率化を目指している、情報システム担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• DiscordでのPDF受信から圧縮、Microsoft SharePointへの格納までが自動化され、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのファイル圧縮やアップロードに伴う、格納漏れやファイル名の誤りといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDiscordを選択し、「チャネルでメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージにファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 次に、オペレーションでDiscordの「メッセージ内のファイルをダウンロードする」アクションを設定し、ファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのPDF圧縮ツールを操作してファイルを圧縮します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮したファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Discordのトリガー設定では、通知を検知したいサーバーIDやチャンネルIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル形式がPDFの場合のみ後続の処理を実行するなど、任意の条件を設定可能です。
• RPA機能では、操作対象としたいWebサイトのURLや、ファイルのアップロードやダウンロードといった具体的なブラウザ操作の内容を任意で設定してください。
• Microsoft SharePointでのファイルダウンロードおよびアップロード設定では、対象のサイトアドレスやフォルダパス、ファイル名などを固定値や変数を用いて任意で設定できます。

■注意事項

• Discord、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。