Google Driveに音声ファイルが格納されたら、RPAでMP3に変換する

■概要

インタビューや会議の録音など、音声ファイルを扱う際にその都度MP3へ変換する作業を手間に感じていませんか。特にファイル数が多い場合、単純な変換作業に多くの時間を要することもあります。このワークフローは、Google Driveの特定フォルダに音声ファイルが格納されるだけで、RPA機能が自動でMP3への変換を実行するため、ファイル変換に伴う手作業を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで音声ファイルを管理しており、MP3への変換を手作業で行っている方
• 会議やインタビューの録音データを、関係者へ共有する機会が多いチームリーダーの方
• 音声ファイルのフォーマット変換作業を自動化し、業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 音声ファイルを指定フォルダに格納するだけでMP3への変換が自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• ファイル変換の手順が標準化されるため、担当者ごとの作業のばらつきを防ぎ、業務の属人化解消に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類などに応じて後続の処理を分岐させる条件を定めます。
4. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、RPA機能でオンラインのファイル変換サービスなどのブラウザを操作し、ダウンロードしたファイルをMP3に変換します。
6. RPAの操作結果から、変換後のファイル情報を正規表現で抽出するアクションを設定します。
7. 最後に、変換されたMP3ファイルをGoogle Driveにアップロードするアクションを設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、ワークフローを起動する対象のフォルダをIDで任意に指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子といった前段で取得した情報を利用し、後続の処理を分岐させる条件をカスタマイズできます。
• ファイルをダウンロード、またはアップロードするGoogle Driveのアクションでは、対象のファイルIDやフォルダIDなどを固定値や変数を用いて任意に設定できます。
• RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタンなどを自由にカスタマイズでき、各項目に固定値や前段で取得した変数を設定可能です。
• 正規表現によるデータ抽出では、抽出対象のテキストや抽出パターンを任意で設定でき、ここでも固定値や変数が利用可能です。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。