フォームでXPSファイルで送信されたら、RPAでJPG画像ファイルに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

XPSファイルを受け取った際に、閲覧や編集のためにわざわざJPGファイルへ手動で変換していませんか。この変換作業は、頻繁に発生すると大きな手間となり、業務を圧迫する一因にもなります。
このワークフローは、YoomのフォームでXPSファイルが送信されると、RPA機能が自動でJPG画像に変換しGoogle Driveへ格納するため、ファイル形式の変換に関わる一連の作業を自動化し、業務効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業でのファイル変換に手間や時間を取られているご担当者の方
• フォームで受け取った様々な形式のファイルをJPGに統一し、管理を効率化したい方
• RPAを活用して、特定のファイル変換フローを自動化し、業務改善を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル送信をきっかけに変換から格納までを自動化し、手作業での変換や保存にかかる時間を短縮します。
• 一連のプロセスが自動で実行されるため、変換ミスやファイルの保存先間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定し、XPSファイルを受け付ける項目を作成します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの変換サービスなどを利用してXPSファイルをJPGファイルに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームでは、ファイル添付項目以外にも、氏名や受付番号など業務に必要な回答項目を自由に設定することが可能です。
• RPA機能でのブラウザ操作は、普段利用している変換サイトや手順に合わせて、ユーザーの環境に応じて柔軟に設定してください。
• Google Driveへのファイルアップロード先は、管理している任意のフォルダIDに変更することが可能です。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691