DropboxでXPSファイルを受信したら、ConvertioでJPG画像ファイルに変換して別フォルダに格納する

■概要

特定のファイル形式であるXPSファイルを扱う際、閲覧や編集のためにJPG画像へ手動で変換する作業に手間を感じていませんか。
特に、定期的に発生する業務の場合、一つひとつのファイル変換作業が積み重なり、コア業務を圧迫してしまうこともあります。

このワークフローを活用すれば、DropboxにXPSファイルがアップロードされるだけで、ファイル変換から別フォルダへの格納までを自動で実行し、ファイル管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に変換作業を行っており、手間を削減したいと考えている方
• Dropboxをファイルストレージとして活用し、ファイル形式の変換業務を自動化したい方
• 手作業によるファイルの変換漏れや、格納ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたいチームの管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが追加されると自動で変換処理が実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 人の手を介さずに処理が完結するため、ファイルの変換忘れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとConvertioをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションで分岐機能を設定し、取得したファイルの拡張子が「.xps」の場合のみ、後続の処理に進むよう設定します
4. 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルをダウンロードします
5. オペレーションでConvertioの「ファイルを変換」アクションを設定し、ダウンロードしたXPSファイルをJPG形式に変換します
6. 変換処理の完了を待つため、Convertioの「変換ステータスを取得」「変換後のファイルを取得」アクションを順に設定します
7. 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換後のJPGファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、変換元となるXPSファイルを格納するフォルダを任意で設定してください。また、オペレーション設定では、変換後のJPGファイルをアップロードする先のフォルダを任意で指定可能です
• 分岐機能では、ファイル拡張子以外にも、ファイル名など前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理に進むための条件を自由にカスタマイズできます
• Convertioのオペレーションでは、前段のフローで取得したファイル情報をもとに、変換後のファイル名などを任意で設定することが可能です

■注意事項

• Dropbox、ConvertioのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924