Google DriveにHTMLファイルがアップロードされたら、RPAでPDFに変換する

■概要

HTML形式で作成された帳票やレポートを、都度手作業でPDFに変換する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、特定のGoogle DriveフォルダにHTMLファイルがアップロードされると、RPA機能が自動でブラウザを操作し、PDFに変換します。
手作業による変換の手間を省き、ファイル形式の変換作業を効率化することで、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HTML形式のファイルを定期的にPDFに変換し、関係者へ共有している方
• 手作業によるファイル変換に時間がかかり、業務の自動化を検討している方
• Google Driveをファイル管理のハブとして利用しており、一連の業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google DriveにHTMLファイルをアップロードするだけで、PDFへの変換から保存までを自動化し、作業時間を短縮できます。
• 手作業で発生しがちなファイルの変換漏れや、誤ったファイルの選択といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルがHTML形式の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたHTMLファイルをPDF形式で保存します。
6. 次に、オペレーションでデータ抽出機能の「正規表現によるデータの抽出」アクションを設定し、ファイル名などの情報を取得します。
7. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、処理の起点としたいフォルダを任意で指定してください。
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など、前段のトリガーで取得した情報をもとに後続のオペレーションを動かす条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、操作対象のWebページやクリック操作、テキストの取得など、実際の業務内容に合わせて操作を自由に設定することが可能です。
• 正規表現によるデータ抽出では、ファイル名などのテキストから特定の情報を抜き出す際の抽出パターンを任意で設定できます。
• Google Driveへのファイルアップロード時には、保存先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を用いて柔軟に設定できます。

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。