■概要
Outlookで受信したお客様からの問い合わせや予約メールの内容を、都度Squareへ手作業で登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、OutlookとSquareを連携させ、特定のメール受信をトリガーに顧客情報を自動で登録できます。これにより、手作業による登録業務を効率化し、より重要な業務に集中することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受けた顧客情報をSquareで管理しており、登録作業に手間を感じている方
- Squareへの顧客データの手入力による、入力漏れやミスの発生を防ぎたいと考えている方
- Outlookと連携した顧客管理フローを自動化し、業務を効率化したい店舗や事業の担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をきっかけに顧客情報がSquareへ自動登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- AIがメール本文から必要な情報を自動で抽出するため、手作業による転記ミスや顧客情報の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSquareをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、件名や差出人など特定の条件に合致したメールのみを後続の処理に進めるよう設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から顧客名や連絡先などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSquareを選択し、「顧客情報を登録」アクションでAIが抽出したデータを登録するよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、どのようなメールを処理の対象とするか、件名や差出人アドレスなどの条件を任意で設定してください。
- AI機能で抽出する項目（氏名、電話番号、メールアドレスなど）と、Squareの顧客情報として登録する内容を、実際のメールフォーマットに合わせて設定してください。
■注意事項
- OutlookとSquareのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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