OneDriveにPDFファイルが格納されたら、RPAでExcelに変換する

■概要

請求書や各種レポートなど、PDFで受信した書類の情報をExcelに一つひとつ転記する作業に、時間と手間がかかっていませんか。手作業での入力は、ミスの原因にもなり得ます。
このワークフローは、オンラインでPDFをExcelに変換する一連の作業を自動化します。OneDriveの指定フォルダにPDFファイルが格納されると、RPA機能が自動で変換処理を行いExcelファイルとして保存するため、面倒なデータ入力作業から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• PDF形式で受け取った帳票などをExcelで管理しており、手入力の作業をなくしたい方
• オンラインのファイル変換ツールを日常的に利用しており、一連の業務を自動化したい方
• OneDrive上でファイル管理を行っており、定型的なデータ入力業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにPDFファイルを保存するだけで、Excelへの変換から保存までが自動で完結し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータのコピー＆ペーストや転記がなくなるため、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」を設定し、PDFファイルを監視するフォルダを指定します。
3. オペレーションの分岐機能で、格納されたファイルの作成日時と更新日時が一致する場合のみ、後続の変換処理に進むよう設定します。
4. 次に、OneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションで、トリガーで検知したPDFファイルをダウンロードします。
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインの変換ツールなどを操作し、ダウンロードしたPDFファイルをExcelに変換します。
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、変換後のデータから不要な文字列を削除するなど、データを整形します。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換・整形されたExcelファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、PDFファイルを格納する監視対象のドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、ファイル名に「請求書」という文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、業務に合わせた実行条件を柔軟に設定できます。
• RPA機能では、操作対象とするWebサイトのURLや、テキストを取得したい箇所などを業務内容に合わせて自由にカスタマイズできます。
• 正規表現によるデータの置換では、変換後のデータから不要な文字列を削除したり、特定の形式に整形したりするなど、整形ルールを自由に設定可能です。
• 最終的にExcelファイルをアップロードするOneDriveのアクションでは、保存先のフォルダやファイル名を、固定の文字列や前のステップで取得した情報を使って自由に設定できます。

■注意事項

• OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。