Google DriveにPDFファイルが格納されたら、RPAでPDF/A形式に変換する

■概要

契約書や公的書類など、長期保存が求められるPDFをPDF/A形式に手作業で変換する業務に手間を感じていませんか。一つ一つのファイルを手動で処理していては、時間がかかるだけでなく、変換漏れなどのミスも起こりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの特定フォルダにPDFファイルを格納するだけで、RPAがPDFをPDF/Aへ自動で変換します。ファイル変換に関わる一連の作業を自動化し、業務の正確性と効率性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生するPDFからPDF/Aへの変換作業を自動化したいと考えている方
• 電子帳簿保存法への対応などで、大量の書類を規定の形式に統一する必要がある方
• Google Driveをファイル管理のハブとして利用し、業務フローを効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google DriveにPDFファイルが追加されると自動で変換処理が開始されるため、これまで手作業で行っていた変換業務の時間を短縮できます
• 自動化によって、ファイル形式の変換漏れや誤ったファイルへの処理といったヒューマンエラーを防ぎ、業務品質の安定化に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. オペレーションとして、ファイルがPDFである場合のみ後続の処理を実行するなど、分岐機能で条件を設定します
4. 続いて、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、対象のPDFファイルをYoom内に取得します
5. RPA機能を使い、任意のオンライン変換サイトなどでPDFをPDF/A形式に変換するブラウザ操作を設定します
6. データ抽出機能を利用して、変換後のファイル情報を取得します
7. 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換されたPDF/Aファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、フローを起動させたい監視対象のフォルダを任意で指定してください
• 分岐機能では、ファイル名に「請求書」という文字列が含まれる場合のみ処理を実行するなど、前段で取得した情報を基に条件を自由にカスタマイズできます
• RPA機能では、実際に操作したいオンライン変換サイトのURLやクリックするボタン、テキスト入力などの操作を、ユーザーの環境に合わせて柔軟に設定することが可能です
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を固定値で指定したり、トリガーで取得した情報を変数として利用し動的に設定したりできます

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。