フォームでPDFファイルが送信されたら、RPAでDXFファイルに変換してBoxに格納する

■概要

設計図などのPDFファイルをDXF形式に変換する際、都度ファイルを開いて変換し、保存する作業は手間がかかるものであり、多くのファイルを扱う場合には非効率です。
このワークフローを活用すれば、フォームにPDFファイルが送信されるだけで、RPAがPDFからDXFへの変換処理を自動で行い、Boxへ格納するため、ファイル変換に関わる一連の作業を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 手作業でのPDFからDXFへのファイル変換に、時間や手間がかかっている方
• 設計図面などのファイル管理をBoxで行っており、格納作業を効率化したい方
• ファイル形式の変換に伴うヒューマンエラーをなくし、業務を標準化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームにPDFファイルが送信されると自動でDXFに変換されBoxに格納されるため、手作業で変換・保存していた時間を短縮できます
• 手作業による変換ミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションを設定して、PDFからDXFへファイルを変換する操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたDXFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、PDFファイルのアップロード項目に加え、管理番号や案件名といったテキスト項目を自由に追加設定できます
• RPA機能のブラウザ操作は、お使いのファイル変換ツールや環境に合わせて、操作内容を柔軟に記録・設定してください
• Boxへのファイルアップロードでは、フォームで取得した情報を用いてファイル名を動的に設定したり、格納先のフォルダを任意で指定したりすることが可能です

■注意事項

• BoxとYoomを連携してください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691