フォームから回答が送信されたら、Zoomにミーティングを作成しSlackに通知する

■概要

Webフォームからの問い合わせや日程調整依頼に対し、手動でZoomミーティングを設定し、関係者にSlackで共有する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は対応の遅れや共有ミスに繋がることもあります。このワークフローは、フォームが送信されると自動でZoomミーティングを作成し、その内容をSlackへ通知する一連の流れを自動化します。SlackとZoomを連携させることで、日程調整にかかる工数を削減し、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォーム経由の商談や面談が多く、手作業での日程調整を効率化したいと考えている方
• SlackとZoomを日常的に利用しており、ミーティング設定の連絡ミスや遅延を防ぎたい方
• 手作業による繰り返し業務を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答を起点にZoomミーティングの作成からSlackでの共有までが自動化されるため、手作業で行っていた日程調整の時間を削減できます
• 手動でのURL発行やコピー＆ペーストによる転記ミスを防ぎ、関係者への確実な情報伝達が可能になります

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZoomとSlackをYoomと連携します
2. 次に、トリガーで、フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで、Zoomの「ミーティングを作成する」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとにミーティングを作成します
4. 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、作成されたミーティング情報を指定のチャンネルに通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、ミーティング作成に必要な氏名やメールアドレス、希望日時といった質問項目を自由に設定できます
• Zoomのミーティング作成アクションでは、議題や説明欄に固定のテキストを設定したり、フォームで取得した情報を変数として埋め込んだりすることが可能です
• Slackへの通知では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、本文に固定の案内文と、作成されたZoomのURLなどの動的な情報を組み合わせてカスタマイズできます

■注意事項

• Zoom、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  ・ミーティングが終了したら
  ・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
• 詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398