Google Driveにオーディオファイルがアップロードされたら、RPAで任意の形式に変換する

■概要

会議の議事録やコンテンツ制作などで発生する音声ファイルの形式変換は、専用ツールでの手作業が必要なため、手間がかかる業務の一つではないでしょうか。このワークフローは、Google Driveにオーディオファイルがアップロードされるだけで、RPAが自動でファイル形式を変換し、指定のフォルダに保存します。ファイル変換のような定型業務を自動化し、作業時間の短縮と業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に発生する音声ファイルの変換作業に手間を感じている方
• Google Drive上で音声ファイルを管理しており、より効率的な運用方法を探している方
• RPAを活用してファイル変換のような手作業を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルをアップロードするだけで自動的に処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル変換の時間を短縮できます
• 手作業によるファイル選択ミスや変換設定の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、作業の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類などに応じて後続の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、任意のファイル変換サイトなどでブラウザ操作を実行します
6. 次に、オペレーションのデータ抽出機能で、変換後のファイル情報などを抽出します
7. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、処理を起動する対象のフォルダをIDで任意に指定してください
• 分岐機能では、ファイル名や拡張子など前段のステップで取得した情報をもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます
• Google Driveのファイルダウンロード設定では、対象のファイルIDを固定値で指定するか、前段のステップで取得した情報を変数として設定できます
• RPA機能では、操作したいWebページのURLや実行したい操作内容を自由にカスタマイズでき、各項目に固定値や変数を設定することが可能です
• 正規表現によるデータの抽出では、抽出対象のテキストや抽出パターンを任意に設定でき、固定値や変数の利用も可能です
• Google Driveへのファイルアップロード設定では、アップロード先のフォルダやファイル名などを、固定値または前段で取得した情報を変数として設定できます

■注意事項

• Google DriveとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。