Outlookで問い合わせを受信したら、Geminiで回答を生成して返信する

■概要

Outlookで受信する大量の問い合わせメールへの対応に、手間や時間を取られていませんか。一つひとつ内容を確認し、返信文を作成する作業は大きな負担となりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、Geminiが自動で返信内容を生成し、送信までを完結させることが可能です。GeminiとOutlookを連携させることで、問い合わせ対応を効率化し、より迅速な顧客対応を実現します。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
• GeminiとOutlookを連携させ、メール返信業務の自動化を実現したいと考えている方
• 手作業による返信の遅延や内容のばらつきといった課題を解消したいチームリーダーの方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からGeminiによる回答生成、返信までが自動化されるため、問い合わせ対応にかかる時間を削減できます
• 担当者による回答の質のばらつきを防ぎ、Geminiを用いることで、一貫性のあるメール返信を維持することが可能です

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、GeminiとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続けて、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションで受信メールの内容に基づいた返信文を作成します。
4. 最後に、オペレーションで再度Outlookを選択し、「メールを送る」アクションで、Geminiが生成した内容を返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを対象にしたい場合、任意のフォルダIDを指定してください
• Outlookでメールを送信するアクションを設定する際に、返信先（To, CC, BCC）を任意のアドレスに設定することが可能です

‍

■注意事項

• Outlook、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。