Outlookで特定条件の問い合わせを受信したら、Geminiで回答を生成して返信する

■概要

Outlookに届く多くの問い合わせメールへの対応に、時間や手間がかかっていませんか。特に、定型的な質問への返信作業は、本来注力すべきコア業務を圧迫する一因になりがちです。このワークフローを活用することで、Outlookで受信した特定条件のメールに対し、AIモデルのGeminiが自動で返信内容を生成し返信までを実行します。GeminiとOutlookを連携させた業務自動化により、問い合わせ対応の工数を削減し、業務の効率化を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでの問い合わせ対応に多くの時間を費やしているカスタマーサポート担当者の方
• GeminiとOutlookを連携させて、メールの返信業務を自動化したいと考えている方
• 顧客対応の品質を維持しつつ、業務効率化を推進したいチームリーダーやマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をトリガーに、Geminiが自動で返信文を作成するため、手作業での返信業務に費やしていた時間を短縮できます
• Geminiが一次回答の草案を生成するため、担当者による回答内容のばらつきが解消され、対応品質の均一化に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GeminiとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容に応じて、その後の処理を分岐させます
4. 次に、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、受信したメールの内容をもとに返信文を作成します
5. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した内容を本文としてメールを返信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定の件名に加えて、監視対象とするメールフォルダを任意で指定することが可能です
• 分岐機能のオペレーションでは、メールの件名や本文に含まれる特定のキーワードなど、自由な条件を設定して処理の流れを分岐させることができます
• Outlookのメール送信オペレーションでは、返信先に加えてCcやBccなど、任意の送信先を設定することが可能です

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■注意事項

• Outlook、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。