Outlookで特定の問い合わせを受信したら、定型文を自動返信する

‍■概要

Outlookで受信する特定の問い合わせに対し、毎回同じ内容を手作業で返信することに手間を感じていませんか。こうした定型的な業務は、時間を要するだけでなく、返信の遅れや漏れといったミスにつながる可能性もあります。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、あらかじめ設定した内容を自動で送信することができます。
これにより、対応漏れなどのエラーを回避することが期待できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでの問い合わせ対応で、手作業での返信に手間を感じているご担当者様
• 定型文の自動返信を導入し、顧客対応の効率化や迅速化を図りたいと考えている方
• 問い合わせ対応の属人化を防ぎ、チーム全体の業務品質を安定させたい管理者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで特定のメールを受信すると自動で返信処理が実行されるため、これまで手作業での返信に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手作業による返信対応で起こりがちな、対応漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、顧客満足度の維持に繋げることが可能です。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、自動返信の対象としたいメールの条件を指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のメール送信アクションが実行されるようにします。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、あらかじめ作成した定型文が自動で送信されるように設定します。

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、メールの送信者や件名に含まれる特定のキーワードなど、自動返信を実行するための条件を任意で設定することが可能です。
• Outlookのメール送信アクションでは、返信するメールの本文に固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで受信したメールの情報（件名や送信者名など）を変数として差し込むこともできます。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。