■概要
日々の業務でOutlookとGoogle Chatを併用していると、Outlookのカレンダーに登録された予定をGoogle Chatへ手動で共有する作業に手間を感じることはないでしょうか。また、手作業による共有では、重要な予定の伝達漏れも発生しがちです。このワークフローは、Outlookのカレンダーに特定の条件を満たすイベントが登録されると、その内容を自動でGoogle Chatに通知するため、こうした課題を解消し、チーム内のスムーズな情報連携を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookの予定をGoogle Chatに手作業で共有しており、手間を削減したいと考えている方
- チーム内のスケジュール共有を自動化し、伝達漏れなどのミスを防ぎたいチームリーダーの方
- 日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を整えたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookカレンダーへの登録を起点にGoogle Chatへ自動で通知されるため、これまで手作業での転記や共有に費やしていた時間を短縮できます
- 手動での情報伝達に起因する共有漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なスケジュール共有を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、カレンダーのイベント情報を指定のスペースに通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、連携するアカウントのユーザーIDを任意で設定してください
- 分岐機能では、件名に特定のキーワードが含まれるイベントのみを通知するなど、通知対象とする条件を任意で設定可能です
- Google Chatでメッセージを送信するアクションを設定する際に、通知先のスペースをリソース名で任意に指定してください
■注意事項
- Outlook、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます
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